El diagrama de flujo
de datos es una de las herramientas más comúnmente usadas, sobre todo por
sistemas operacionales en las cuales las funciones del sistema son de gran
importancia y son más complejas que los datos que se esté manejando”.
Definición
Es una descripción
grafica de un procedimiento para para obtener un
cierto resultado. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una
combinación de ambos. Son normalmente utilizados para descubrir
algoritmos y programas de computador. Los diagramas de flujos están compuestos
por figuras conectadas con flechas. Para ejecutar un proceso comienza por el
Inicio y se siguen las acciones indicadas por cada figura: El tipo de figura
indica el tipo de paso que representa.
Características
principales
A
continuación se comentan una serie de características que ayudan a comprender
la naturaleza de la herramienta.
·
Capacidad de Comunicación
Permite la puesta en común
de conocimientos individuales sobre un proceso, y facilita la mejor comprensión
global del mismo.
·
Claridad
Proporciona información
sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.
LOS COMPONENTES DE UN DIAGRAMA DE FLUJO
SON:
Proceso
Flujo
Almacén
Terminador
PROCESO:
El primer paso para la aplicación de un
diagrama de flujo de datos se conoce como proceso. El proceso muestra una parte
del sistema que transforman Entradas y Salidas. Algunas analistas prefieren
usar un ovalo o un rectángulo con esquinas redondeadas, otros prefieren usar un
rectángulo.
FLUJO:
Un flujo se representa gráficamente por
medio de una flecha que entra y sale de proceso; el flujo se usa para describir
el movimiento, de bloques o paquetes de información de una parte del sistema a
otra.
Los flujos realmente representan Datos,
es decir, Bits caracteres, mensajes, números, de puntos, flotante y los
diversos tipos de información con los que las computadoras pueden tratar.
Los flujos también muestran la
dirección: Una cabeza de flecha en cualquier extremo(o posiblemente ambos) del
flujo indica si los datos (o el material) se está moviendo hacia adentro a
hacia fuera por ejemplo: indica claramente que el número se está mandando hacia
el proceso denominado validar número telefónicos, y el flujo denominado
honorarios de entrega de chóferes. Los datos que se mueven a dicho flujo viajaran
ya sea de un proceso a otro.
ALMACÉN:
Se utiliza para modelar una colección de
paquetes de datos en reposo. Se denota por dos líneas paralelas, de modo
característico el nombre que se utiliza para identificar para los paquetes que
entran y salen del almacén por medios de flujo.
PEDIDOS:
Para el analista con conocimiento de
proceso de datos es tentador referirse a los almacenes como archivos bases de
datos; pero un almacén también pudiera consistir en datos almacenados también
pudiera consistir en datos almacenados en tarjetas perforadas, microfilm,
microfichas, discos ópticos, etc. y un almacén también puede ser en conjunto de
fichas de papel en una caja de cartón , nombres de fichas de papel en un
directorio, diversos archivos en un archivero, o varias formas no
computarizadas.
Los almacenes se conectan por flujos a
los procesos. Así el contexto en el que se muestra en un DFD (Diagrama de Flujo
de Datos) es uno de los siguientes:
Un flujo desde un almacén.
Un flujo hacia un almacén.
TERMINADOR:
Se representa como un rectángulo como
los terminadores se representan en entidades externas, con las cuales el
sistema se comunica, continuamente, puede ser una persona, o un grupo. En
algunos casos, un terminador puede ser otro sistema, como algún otro sistema
computacional con el que se comunica este.
Reglas
lógicas
1)
Todo proceso debe tener flujos de entrada y
salida
2)
A un proceso solo deben entrar los flujos
necesarios para ejecutarlo
3)
Los flujos que salen de un proceso deben ser
el resultado exclusivo de los flujos de entrada.
4)
Un proceso puede estar compuesto internamente
por procesos menores, almacenes y flujos. Cuando por claridad no convenga
representar la complejidad en un solo diagrama, los detalles se exponen en
diagramas subordinados, llamados expansiones del exterior. Esto puede repetirse
las veces que haga falta.
5)
Una expansión manifiesta detalles que están
implícitamente contenidos en el proceso que se expande. No puede agregar
componentes que no están implícitos en él. Si la expansión no agrega detalles
es innecesaria. Si tiene tantos detalles que complican su entendimiento
conviene expandirlo a su vez.
Simbología
Para
la construcción de los Diagramas de Flujo se utilizarán los siguientes
símbolos:
Símbolos
para la construcción de un diagrama de flujo
EJEMPLOS
EJEMPLO: OPERACIÓN DE
CALL CENTER:
Preparación
de la construcción del diagrama
Paso 1: Establecer
quiénes deben participar en su construcción.
El grupo de trabajo,
o la persona responsable del estudio identificará los organismos implicados en
el proceso, o parte del mismo, que debe ser analizado.
Se invitará a un
representante de dichos organismos a participar en la construcción del Diagrama
de Flujo.
Paso 2: Preparar la
logística de la sesión de trabajo.
Dar la información
necesaria a los participantes en la reunión sobre el objeto de la misma y sobre
este procedimiento.
Desarrollo de la construcción
Paso 3: Definir
claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera
obtener de la sesión de trabajo.
a)
En primer lugar, es necesario clarificar el
objetivo de la construcción del Diagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea
visible para los participantes durante toda la sesión.
b)
Esta clarificación permitirá definir el grado
de detalle y la estructura que se requieren en el diagrama para poder alcanzar
dicho objetivo.
Paso 4: Definir los
límites del proceso en estudio.
La mejor forma de
definir y clarificar dicha definición de los límites del proceso es decidir cuáles
son el primer y último paso del Diagrama de Flujo.
El primer paso es la
respuesta a la pregunta:
¿Qué nos indica que
empieza el proceso?
El último paso debe
contestar a la pregunta:
¿Cómo sabemos que el
proceso ha terminado?
Ejemplo:
Preparación
de la construcción del diagrama
Paso 1: Establecer
quiénes deben participar en su construcción.
El grupo de trabajo,
o la persona responsable del estudio identificará los organismos implicados en
el proceso, o parte del mismo, que debe ser analizado.
Se invitará a un
representante de dichos organismos a participar en la construcción del Diagrama
de Flujo.
Paso 2: Preparar la
logística de la sesión de trabajo.
Dar la información
necesaria a los participantes en la reunión sobre el objeto de la misma y sobre
este procedimiento.
Desarrollo de la construcción
Paso 3: Definir
claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera
obtener de la sesión de trabajo.
a)
En primer lugar, es necesario clarificar el
objetivo de la construcción del Diagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea
visible para los participantes durante toda la sesión.
b)
Esta clarificación permitirá definir el grado
de detalle y la estructura que se requieren en el diagrama para poder alcanzar
dicho objetivo.
Paso 4: Definir los
límites del proceso en estudio.
La mejor forma de
definir y clarificar dicha definición de los límites del proceso es decidir cuáles
son el primer y último paso del Diagrama de Flujo.
El primer paso es la
respuesta a la pregunta:
¿Qué nos indica que
empieza el proceso?
El último paso debe
contestar a la pregunta:
¿Cómo sabemos que el
proceso ha terminado?
Ejemplo:
Paso 5:
Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de actividades.
Identificar
los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer su secuencia
temporal.
Esta
esquematización global del proceso a analizar servirá de ayuda para guiar el
proceso de construcción del diagrama.
Ejemplo:
BLOQUES DE
ACTIVIDADES (según su secuencia temporal)
|
Lanzamiento
|
Gestión de
pedidos
|
Emisión de
facturas
|
Servicio al
cliente
|
Servicio
post-venta
|
Suspensión venta
|
Paso 6:
Identificar y documentar los pasos del proceso.
Esta
actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso, como por el
último, no existiendo ningún criterio que indique mayor eficacia en alguno de
los dos enfoques. Sea cual sea la dirección en que se realice, si se considera útil,
realizar una revisión en la dirección contraria.
Las
preguntas a realizar para la identificación y documentación de los pasos del proceso
son las siguientes:
1) ¿Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales
como materias primas, información, etc.?
2) ¿Existen resultados significativos como consecuencia de este paso,
tales como información, etc.?
3) ¿cuál son las actividades inmediatamente siguientes que debemos
realizar?
Dibujar
el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de arriba abajo
o de izquierda a derecha.
Ejemplo:
Paso
7: Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisión o bifurcación.
Cuando
se llega a un paso en el que existe un punto de decisión o de bifurcación:
a)
Escribir la decisión o alternativa de acuerdo con la simbología utilizada e identificar
los posibles caminos a seguir mediante la notación adecuada.
En
general, cuando se trata de una toma de decisión, se incluye dentro del símbolo
una pregunta y la notación de las dos ramas posibles correspondientes se
identifican con la notación SI/NO.
b)
Escoger la rama más natural o frecuente de la bifurcación y desarrollarla, según
lo dispuesto en el "Paso 6", hasta completarla.
c)
Retroceder hasta la bifurcación y desarrollar el resto de las ramas de igual modo.
Paso
8: Revisar el diagrama completo.
Comprobar
que no se han omitido pasos, pequeños bucles, etc. y que el proceso tiene una
secuencia lógica.
El
resultado final de este paso es el Diagrama de Flujo del proceso en estudio.
INTERPRETACIÓN
1)
Comprensión
del proceso
Una de las aplicaciones
del Diagrama de Flujo es la obtención de un conocimiento global y específico de
un proceso.
Esta herramienta
posibilita un conocimiento común que sirva de base para un determinado estudio,
planificación, etc.
2)
Análisis
del proceso
Otra de las aplicaciones
del Diagrama de Flujo es como herramienta de análisis del proceso, facilitando
información sobre posibilidades de mejora del mismo.
Para el análisis de
procesos mediante esta herramienta se seguirá la siguiente secuencia:
a)
Examinar cada símbolo de toma de
decisión o de actividad de control.
Cuando una decisión
implica algún tipo de comprobación, existe un bucle que hace retroceder el
proceso hasta un paso anterior en un determinado porcentaje de las ocasiones en
que este se realiza.
Deberán plantearse
preguntas tales como:
ü ¿Es
la comprobación necesaria?
ü ¿Es
la comprobación completa?
ü ¿Es
la comprobación redundante?
b)
Examinar los bucles de reproceso.
Las comprobaciones dan
lugar a bucles de reproceso y éstos siempre están asociados a deficiencias, por
tanto el objetivo debe ser su eliminación u optimización.
Se examinarán las
actividades del bucle como tales y la "longitud" del mismo (número de
operaciones que deben repetirse) planteándose cuestiones tales como:
ü ¿Son
necesarias todas las actividades dentro del bucle?
ü ¿Se
podrían detectar antes las deficiencias?
ü ¿Evita
el bucle que se repita el error?
ü ¿Cuál
es el coste del reproceso?
ü ¿Cuál
es la frecuencia de las distintas deficiencias detectadas?
c)
Examinar cada símbolo de
actividad.
Este examen puede poner de
manifiesto las deficiencias que arrastra el diseño del proceso mediante
cuestiones tales como:
ü ¿Es
necesaria esta operación?
ü ¿Cuál
es la relación coste-valor añadido que aporta?
ü ¿Es
una operación redundante?
ü ¿Es
fuente de errores frecuente?
d)
Examinar los símbolos de
documentos o bases de datos.
En general, en las
empresas, la documentación y las bases de datos son fuentes de errores,
duplicación de tareas y realización de trabajo inútil, por ello deberá
comprobarse para cada uno de estos elementos si:
ü ¿Es
útil la información que contiene?
ü ¿Es
redundante dicha información?
ü ¿Se
mantiene al día?
ü ¿Es
la única fuente para esta información?
ü ¿Cómo
se puede utilizar para el seguimiento y mejora del proceso?
Cuanto más sistematizado
sea el análisis del Diagrama de Flujo, más sencilla y eficaz puede resultar la
mejora del proceso en estudio.
3)
Posibles problemas y deficiencias
de interpretación
La principal causa de
deficiencias en la interpretación de los Diagramas de Flujos es que éste no refleje
la realidad.
Esto puede ser debido a:
·
Se representa el proceso ideal
tal y como debería ser realizado, y no la práctica habitual de aquellos que lo
ejecutan.
·
Alguno de los participantes no
aporta información sobre partes del mismo, evidentemente ilógicas, por sentirse
de alguna forma responsable de las mismas.
·
Se consideran irrelevantes
pequeños bucles existentes.
·
Los miembros del grupo de trabajo
desconocen realmente como opera parte del proceso.
·
Se utilizan Diagramas de Flujo
desfasados que no han sido revisados después de producirse cambios en el
proceso.
Para evitar la aparición
de estas situaciones se aconseja, siempre que sea posible, la confrontación del
diagrama con la realidad, siguiendo en la práctica la ejecución del proceso.
Cuando esto no sea posible, será útil la revisión del diagrama por personal
operativo del proceso.
UTILIZACION
Debido
a sus características principales, la utilización del Diagrama de Flujo será
muy útil cuando:
·
Se quiere conocer o mostrar de
forma global un proceso.
·
Es necesario tener un
conocimiento básico, común a un grupo de personas, sobre el mismo.
·
Se deben comparar dos procesos o
alternativas de uno dado.
·
Se necesita una guía que permita
un análisis sistemático de un proceso.
Utilización
en las fases de un proceso de solución de problemas.
El
Diagrama de Flujo es una herramienta de gran aplicación en la solución de
problemas:
ü En
la fase de definición de proyectos para identificar oportunidades de mejora,
guiar la estimación de costes asociados al problema, identificar los organismos
implicados en el mismo y establecer las fronteras de la misión del grupo de
trabajo que debe abordarlo.
ü En
el inicio de cualquier proyecto, para unificar el conocimiento básico de los
participantes en el mismo.
ü En
la fase de diagnóstico, para la planificación de las recogidas de datos y para
la elaboración de teorías sobre las causas.
ü En
la fase de diseño de soluciones, para guiar en el diseño de sistemas de control
y para la identificación de posibles focos de resistencia al cambio.
ü En
la fase de implantación de soluciones, para mostrar el proceso y los cambios
realizados y para identificar las necesidades de formación existentes.
Ejemplo
1
La falta de herramientas
En
una empresa de transportes, el taller de mantenimiento tenía fama de causar
muchos retrasos.
Un
equipo de mejora empezó a investigar y comprobó:
·
En primer lugar que el taller
entregaba los vehículos, en general, con unos días de retraso respecto a la
estimación del tiempo necesario para realizar la reparación.
·
El segundo paso del equipo fue
construir un Diagrama de Flujo para obtener conocimientos sobre lo que
realmente ocurría en el taller de mantenimiento. El Diagrama de Flujo centró la
atención del equipo en la búsqueda y obtención de herramientas.
Posteriores
investigaciones confirmaron que el problema principal del taller erala falta y
la mala gestión de las herramientas de trabajo.
Ejemplo 2
Proceso de venta de
billetes y facturación de equipajes
En
una línea aérea un equipo de mejora tenía como misión el análisis del proceso
que se seguía para emitir los billetes y las tarjetas de embarque para los
pasajeros que llegaban al aeropuerto sin billete.
Construyó
a este fin un Diagrama de Flujo del proceso. El Diagrama muestra que el
pasajero debe hacer dos colas: una en el mostrador de billetes para su obtención
y/o facturar el equipaje, y otra en la puerta de embarque para obtener la
tarjeta de embarque.
El
equipo rediseñó el proceso y consiguió eliminar una de las dos colas, dando acceso
a los agentes del mostrador de billetes a la base de datos del sistema de asignación
de plazas.
¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS?
Fácil lectura, con esto se constituye en
un instrumento de mucha variabilidad.
Facilitan la interacción
Usuario-Analista.
No permite recoger el comportamiento de
sistema que deben responder a eventos en tiempos acotados. Para ello se usa el
diagrama de transición de Estados.
No permite dar cuenta de la de las
relaciones entre los datos que se precisan almacenar .Para ello se usan el
diagrama Entidad-Relación.
No permite reflejar situaciones en las
cuales es preciso dejar de manifiesto la necesaria concurrencia de dos o más
flujo de datos para un subproceso pueda iniciar efectivamente su tarea. Para
ello se utiliza la especificación de procesos.
No permite recoger el contenido de los
flujos de datos ni el contenido de los archivo
