MODELOS Y
SISTEMAS
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Técnicas para el
Análisis
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1)
Desarrollo, control y
seguimiento del proyecto
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2)
Prototipo
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3)
Ciclo de vida
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CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE DESARROLLO DE
SOFTWARE
El seguimiento y
control de los proyectos de desarrollo de software tiene como objetivo
fundamental la vigilancia de todas las actividades de desarrollo del sistema
que se está construyendo. Es una de las labores más importantes en todo
desarrollo del producto, pues un adecuado control hace posible evitar
desviaciones en costes y plazos, o al menos detectarlas cuanto antes.
Para poder ejercer un
correcto seguimiento y control del proyecto es necesario que el Jefe de
Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado de cada una
de las tareas que se están desarrollando, prestando especial interés a aquellas
que están sufriendo algún retraso. En el momento en que se detecta cualquier
desviación hay que analizar las causas para poder efectuar las correcciones
oportunas y recuperar el tiempo perdido.
Las Actividades de
Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde la asignación de
las tareas hasta su aceptación interna por parte del equipo de proyecto, previa
a la aceptación del Cliente.
Este trabajo trata
acerca del control y seguimiento de varios proyectos de desarrollo de software
y propone un procedimiento de cómo ejecutar las actividades logrando mayor
eficiencia y eficacia en los resultados obtenidos.
Uno de los objetivos
principales del control y seguimiento de los proyectos de desarrollo de
software, es precisamente realizar el seguimiento de lo planificado, tomando
medidas oportunas cuando se produzcan retrasos, costes por encima de lo
planificado, o se contravenga algunas condiciones acordadas que fueron base en
la decisión de realizar este proyecto.
Este proceso se puede
dividir en dos grande objetivos, uno lo constituye, el seguimiento sería el
encargado de determinar si el proyecto está o no bajo control; ¿cómo se
determina si el proyecto está bajo control? Verificando si se están alcanzando
los hitos del proyecto: a tiempo, con los recursos estimados, con un nivel de
calidad y continua siendo aceptable económicamente, tan pronto se observen desviaciones
se debe replanificar y renegociar el plan del proyecto con los clientes.
El otro se refiere al
control del proyecto, que se define como toda actividad aseguradora de que el
trabajo real va de acuerdo al plan: compara lo realizado con las metas y
planes, revela cuando y donde existen desviaciones, y pone en marcha acciones
correctoras; ayudando a la realización de los planes.
Para poder ejercer un
correcto seguimiento y control del proyecto es necesario que el Jefe de
Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado de cada una
de las tareas que se están desarrollando, prestando especial interés a aquellas
que están sufriendo algún retraso. En el momento en que se detecta cualquier
desviación hay que analizar las causas para poder efectuar las correcciones
oportunas y recuperar el tiempo perdido.
Funciones
de la etapa de control:
·
Vigilar las desviaciones del
plan.
·
Emprender acciones
correctivas.
·
Recibir y evaluar cambios en
los proyectos solicitados.
·
Cambiar los calendarios del
proyecto.
·
Adaptar los niveles de
recursos.
·
Cambiar el alcance del
proyecto.
·
Regresar a la etapa de
planeación para hacer ajustes.
Objetivos
1)
Establecer un nivel mínimo
de disciplina en todas las actividades de desarrollo.
2)
Enriquecer la comunicación
entre los miembros del equipo de desarrollo y el resto de la organización.
3)
Retroalimentar correctamente
todas las actividades de ejecución.
4)
Determinar el estado actual
del avance general del proyecto.
Metodología
y Caso de Estudio
Las actividades de seguimiento
y control están presentes en todo el ciclo de vida de un proyecto de software,
dado que su principal objetivo son las acciones orientadas a recopilar y
contrastar información sobre los avances del proyecto, con el objetivo:
·
Proveer visibilidad adecuada
a todas las personas involucradas en el proyecto acerca del resto de
actividades que se estén desarrollando.
·
Retroalimentar la
planificación original.
Existen diversas
representaciones de ciclos de vida de proyectos. Una de ellas plantea el ciclo
de vida de un proyecto en 5 fases:
·
Iniciación, identificación o
concepción,
·
Planificación,
·
Ejecución,
·
Control y
·
Cierre
Estas fases se
superponen unas a otras por todo el ciclo de vida. ,
como se muestra en la figura
Figura 1 Representación
gráfica de cada una de las fases durante el ciclo de vida del proyecto.
El control estará
presente en todas las fases antes mencionadas, es decir, desde el inicio del
proyecto hasta el cierre, y aún después de concluido el mismo continúan una
serie de actividades que para lograr el éxito de su cumplimiento deben ser
monitorizadas y controladas.
Seguimiento
de proyectos
Seguimiento de
proyectos puede definirse con el conjunto de actividades incluidas en el
proceso de medir, recopilar, registrar, procesar y analizar datos para generar
y comunicar la información requerida por la administración del proyecto y
facilitar la adopción de decisiones que contribuyan a mantener o reorientar la
conducción de éste hacia objetivos considerados en su diseño.
El proceso de
seguimiento se caracteriza por:
·
Ser continuo, no se
interrumpe, dura todo el proceso y se efectúa durante la ejecución de un
proyecto.
·
Está dirigido a múltiples
aspectos del proyecto como son: objetivos, insumos, actividades, participación
de los interesados, beneficiarios, productos, resultados, etc.
·
Debe ser preciso y eficaz.
·
Debe precisar el método
utilizado para recoger los datos e información correspondiente.
·
Se efectúa por todos los que
mantienen un interés en la ejecución del proyectos o sus resultados, el equipo
o oficinas de gestión de proyectos, por los clientes, la gerencia de la
organización, etc.
En el proceso de
seguimiento es muy importante la actualización constante de los valores reales,
que no son más que los detalles del proyecto. Los valores reales son un
elemento importante en el seguimiento de los proyectos, pues nos permiten
comparar las diferencias existentes entre lo planificado y la realidad de los
indicadores, apoyando la toma de decisiones y las acciones correctivas cuando
sea necesario.
Entre los aspectos
fundamentales detectados a través del seguimiento se encuentran:
·
Avance de los proyectos
según las fechas planificadas.
·
Identificación significativa
de tiempo, costos y calidad.
·
Resultados comparativos una
vez aplicadas las medidas o acciones correctivas. Procedimiento para realizar
seguimiento
Procedimiento para ejecutar el seguimiento a proyectos de
desarrollo de software.
Figura 2 Procedimiento para ejecutar el
seguimiento a proyectos de desarrollo de software.
Paso 1: Definir los objetivos del
seguimiento: en este primer paso se determinan que
aspectos son los que interesan registrar específicamente.
Figura 3 Actividad Definir los objetivos del seguimiento
Paso 2 Identificar agentes de
seguimiento: en esta actividad se identifican,
describen, priorizan los responsables del seguimiento, dentro y fuera del
proyecto.
Figura:
Actividad Identificar agentes de seguimiento
Paso 3: Seguimiento de las tareas:
El seguimiento se lleva a cabo revisando el estado de cada tarea con el miembro
del equipo asignado par su realización y verificando su estado con los
responsables de dichas unidades de trabajo.
Figura:
Actividad Seguimiento de las tareas
Paso 4 Gestionar las Incidencias:
esta actividad consiste en registrar la incidencia, valorar su impacto y
proponer una solución.
Figura:
Actividad Gestionar las Incidencias
Paso 5 Planificar el presupuesto
para el seguimiento: se planifica y distribuye el
presupuesto entre los distintos niveles de seguimiento, en algunos casos este
presupuesto resulta elevado por las características críticas de algunos
proyectos.
Figura:
Actividad Planificar el presupuesto para el seguimiento
Paso 6 Confeccionar los productos
del seguimiento: se elaboran los documentos de salida
del proceso, dígase informes de seguimiento con el avance del proyecto, planes
de trabajo, recomendaciones, acciones correctivas, etc.
Figura:
Actividad Confeccionar los productos del seguimiento
Control de proyectos
La necesidad de hacer
una revisión permanente de la ejecución de las actividades programadas del
proyecto lleva a definir un sistema de control que posibilite medir el avance
físico y el uso de recursos humanos, materiales y financieros, así como la
relación entre el tiempo y el costo.
Se define como
control, al proceso de comparar la realización real del proyecto con la
planificada, analizando las variaciones existentes entre ambas, evaluando las posibles
alternativas, y tomando las acciones o medidas correctoras apropiadas según se
necesiten.
El control abarca:
·
Cambios al alcance
·
Los cambios al presupuesto
·
El cumplimiento de las
normas de calidad
·
Los cambios al programa
·
Los recursos consumidos El desempeño laboral
Procedimiento para
realizar control
Figura Procedimiento para realizar control
Definir los puntos de control: son
los momentos donde se decide realizar el control (al finalizar una fase
relevante del proyecto, al final de una actividad clave, etc.)
Figura
Actividad Definir los puntos de control
Controlar las tareas:
en esta actividad se establece la comparación entre los resultados obtenidos
del seguimiento y los previstos con el plan, se calculan las diferencias y
se realiza el análisis de las posibles
causas de esas diferencias, especialmente si son significativas.
Figura
Actividad Controlar las tareas
Proponer acciones correctivas: se
proponen acciones correctivas para corregir o compensar los problemas
detectados, se revisan los planes originales de ser necesario.
Figura
Actividad Proponer acciones correctivas
Controlar los cambios:
se realizarán las solicitudes y registro de los cambios, evaluados por el
equipo del proyecto e información a todos de los cambios efectuados.
Figura
Actividad Controlar los cambios
Controlar los
cambios:
El control es un
proceso muy importante en la gestión de un proyecto, pues soporta las
decisiones con respecto a los cambios que surgen y solicitan los clientes, para
mantener el control sobre las versiones. Por la complejidad que este proceso
lleva no se tratará en este artículo, pero es válido tenerlo en cuenta por su
importancia.
Conclusiones
El proceso de seguimiento tiene como objetivo
principal hacerle un rastreo a las actividades que se han planificado e ir
registrando el comportamiento de los costos, el tiempo y la calidad.
El proceso de control tiene como entrada los
registros del comportamiento de los indicadores definidos en el seguimiento y
compara los resultados detectando desviaciones y tomando acciones correctivas.
Existen actividades y tiempo que se pueden
recuperar pero otras no.
En muchos casos las incidencias impactan
contra los planes originales y hay que actualizar.
El seguimiento de los indicadores debe ser un
proceso eficiente y eficaz y continuo.
CICLO DE VIDA DE
SISTEMAS
“El desarrollo de sistemas, un
proceso formado por el análisis y diseño, comienza cuando la administración o
algunos miembros del personal encargado de desarrollar sistemas, detectan un
sistemas de la empresa que necesita mejoras”.
El método de ciclo de vida para el
desarrollo de un sistema es el conjunto de actividades que los analistas,
diseñadores y usuarios realizan para el desarrollar o implementar un sistema de
información, el método de ciclo de vida para el desarrollo consta de 6 fases
que atenderemos a continuación:
INVESTIGACIÓN
PRELIMINAR: La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede
originarse por diversas razones: sin importar las cuales sean estas, el proceso
se inicia siempre con la petición de una persona.
DETERMINACIÓN DE LOS
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA: El aspecto fundamental del análisis
de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la
empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los
empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para
dar respuesta a las siguientes preguntas clave:
¿Qué es lo que hace?
¿Cómo se hace?
¿Con qué frecuencia se presenta?
¿Qué tan grande es el volumen de
transacciones o decisiones?
¿Cuál es el grado de eficiencia con el que
se efectúan las tareas?
¿Existe algún problema?
DISEÑO DEL SISTEMA: El diseño de un
sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que
el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de
análisis.
Los especialistas en sistemas se refieren,
con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del
desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.
DESARROLLO DEL SOFTWARE: Los encargados de
desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir
programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo
de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la
disponibilidad de los programadores.
PRUEBA DEL SISTEMA: Durante la prueba
de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que
el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las
especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.
IMPLANTACIÓN Y
EVALUACIÓN: La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo,
entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos
de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se
emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios
cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de
las semanas y los meses.
CONCEPTO DE ANÁLISIS Y
DISEÑO
El análisis estructurado se concentra en
especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicación. Permite que
las personas observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados
de los componentes físicos (computadora, terminales, sistemas de
almacenamiento, etc.). Después de esto se puede desarrollar un diseño físico
eficiente para la situación donde será utilizado.
El análisis estructurado es un método para
el análisis de sistemas manuales o automatizados, que conduce al desarrollo de
especificaciones para sistemas nuevos o para efectuar modificaciones a los ya
existentes. Éste análisis permite al analista conocer un sistema o proceso en
una forma lógica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base para
asegurar que no se omite ningún detalle pertinente.
El diseño Estructurado es otro elemento
del Método de Desarrollo por Análisis Estructurado que emplea la descripción
gráfica, se enfoca en el desarrollo de especificaciones del software.
El objetivo del Diseño Estructurado es
programas formados por módulos independientes unos de otros desde el punto de
vista funcional.
La herramienta fundamental del Diseño
Estructurado es el diagrama estructurado que es de naturaleza gráfica y evitan
cualquier referencia relacionada con el hardware o detalles físicos. Su
finalidad no es mostrar la lógica de los programas (que es la tarea de los
diagramas de flujo).
Los Diagramas Estructurados describen la
interacción entre módulos independientes junto con los datos que un módulo pasa
a otro cuando interacciona con él.
OBJETIVOS Y
JUSTIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS
Lo primero que nos interesa es conocer,
saber, lo que será investigado: Por qué, para qué, cual es el valor o la
importancia del hecho o fenómeno a investigar. Si la investigación a realizar
tiene criterios de prioridad, novedad, oportunidad, conformismo o
comportamiento.
Titulo descriptivo del proyecto.
El título de la investigación a realizar,
debe ser claro, preciso y completo. Está destinado a indicar dónde, qué, cómo y
cuándo, en forma clara y sucinta indica el lugar a que se refieren los datos,
el fenómeno que se presenta, las variables que se interrelacionan, y la fecha a
que se refiere la información.
Formulación del problema.
¿Qué entendemos por formular un problema?
Partamos del siguiente criterio: formular un problema es caracterizarlo,
definirlo, enmarcarlo teóricamente, sugerir propuestas de solución para ser
demostradas, establecer unas fuentes de información y unos métodos para recoger
y procesar dicha información. La caracterización o definición del problema nos
conduce otorgarle un título, en el cual de la manera más clara y denotativa
indiquemos los elementos que le son esenciales.
La formulación del problema, es la
estructuración de toda la investigación, de tal forma que uno de sus
componentes resulte parte de un todo y que ese todo forme un cuerpo que tenga
lógica de investigación. Se debe por lo tanto, sintetizar la cuestión
proyectada para investigar, generalmente a través de un interrogante.
En primer lugar, deberá revisarse si el
problema es susceptible de resolverse mediante una investigación. Puede
inquirirse sobre la significación del problema, es decir, si su solución
representa una aportación importante al campo de estudios y si puede abrir
nuevos caminos. Se aconseja además preguntarse: ¿Es un problema nuevo o ya
existen trabajos sobre él? En este caso, ¿las soluciones son pertinentes? ¿Esta
adecuadamente planteado el problema? ¿Cuáles hipótesis se pretenden confirmar?
¿Los términos están suficientemente definidos? ¿Vale la pena emplear tiempo y
esfuerzo en su solución, aunque esta sea provisional?
Objetivos de la investigación.
Presupone el logro esperado para las
respuestas expresadas en la hipótesis. Es el propósito de la investigación.
Responde a la pregunta: ¿PARA QUÉ?, ¿QUÉ SE BUSCA CON LA INVESTIGACIÓN? Un
objetivo debe redactarse con verbos en infinitivo que se puedan evaluar,
verificar, refutar en un momento dado. Existen seis categorías: Memoria,
comprensión, aplicación, análisis, síntesis y evaluación. Es pertinente
redactar uno de cada categoría pero siempre relacionado con lo que se busca
demostrar en la investigación.
A. Una vez que se ha
seleccionado el tema de investigación, definido por el planteamiento del
problema y establecidos los objetivos, se debe indicar las motivaciones que
llevan al investigador a desarrollar el proyecto. Para ello se debe responder a
la pregunta de: ¿POR QUÉ SE INVESTIGA?
B. Justificación-
C. Limitaciones-
Es pertinente dar al problema una
formulación lógica, adecuada, precisar sus límites, su alcance, para ello es
necesario tener en cuenta los siguientes factores:
Viabilidad: lo importante es que el
investigador debe verificar la posibilidad de conseguir fuentes de datos para
el desarrollo de su estudio, ya sean del grado primario o secundario.
Lugar o espacio donde se llevará a cabo la
investigación.
Tiempo, si el asignado me da la cobertura
del estudio o debo disponer de uno en caso de imprevistos.
Financiación, si voy a implementar algo
que cantidad de dinero dispongo para ello o si solo será un estudio de
factibilidad.
HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS PARA EL ANÁLISIS DE SISTEMA
En general, una herramienta es cualquier
dispositivo que, cuando se emplea en forma adecuada, mejora el desempeño de una
tarea, tal como el desarrollo de sistemas de información basados en
computadora. En general las herramientas se agrupan en las siguientes
categorías: Análisis, Diseño y Desarrollo. El análisis y diseño de sistemas
consiste en examinar el estatus de una empresa con el fin de recomponer o
mejorarla con métodos y procedimientos más convenientes.
Herramientas para análisis:
Estas herramientas ayudan a los
especialistas en sistemas a documentar un sistema existente, ya sea éste manual
o automatizado, y a determinar los requerimientos de una nueva aplicación.
Estas herramientas incluyen:
Herramientas para recolección de datos
Herramientas para diagramación
Herramientas para el diccionario
Las herramientas con mayor utilidad, en
cualquier categoría están siendo ya automatizadas tanto para mejorar la
eficiencia del analista como para permitir obtener del esfuerzo de análisis,
resultados más completos y exactos.
